Quer atingir excelência na gestão da conta frete?

Artigo escrito por Marco Antonio Oliveira Neves, Diretor da Tigerlog Consultoria e Treinamento em Logística Ltda

Reduzir os gastos com fretes é essencial para manter-se vivo no mercado!

Isso pode ser obtido através de um enfoque financeiro e/ou operacional.

A opção pelo viés financeiro normalmente leva os Embarcadores a uma pressão negocial muito forte, que muitas vezes beira o terrorismo. Isso funciona? No curtíssimo prazo sim, mas no médio prazo produzirá mais problemas do que trará benefícios. É uma atitude simplista, imatura, abandonada por empresas que privilegiam relações colaborativas e de longo prazo.

Nada contra você realizar uma sondagem no mercado e identificar oportunidades de redução de custos através de tarifas mais competitivas. Não opte simplesmente pela tarifa mais baixa, mas sim pela tarifa mais baixa possível. Um estruturado processo de RFI (Request for Information) e RFP (Request for Proposal) levará, com certeza, a soluções mais econômicas. Se você nunca fez e não sabe como fazer, procure auxílio de consultorias especializadas.

Tenha em mente, de forma muito clara, o nível de serviço desejado, para não obter tarifas mais baixas mediante a exposição a maiores riscos em segurança ou a níveis de serviço muito baixos.

Procure também uniformizar o sistema tarifário. Dessa forma você evitará o pagamento de extras que muitas vezes não são controlados devidamente. Além disso, a comparação entre os diferentes Transportadores lhe permitirá visualizar discrepâncias relevantes, como por exemplo, um parceiro que cobra uma taxa de R$ 8,50 por CTRC emitido (taxa de despacho) e outro que cobra R$ 15,00.

Ainda sob o ponto de vista financeiro você pode renegociar as tarifas, atrelando-as a mecanismos de penalização ou bonificação. Fáceis de serem desenhados na teoria, são de difícil mensuração e aplicação prática. Melhor deixar essa carta na manga!

Então, o que fazer?

Priorize a visão operacional. Pode parecer mais complexo e mais demorado, mas com certeza produzirá resultados muito mais consistentes.

Comece revendo o seu modelo operacional, primeiro sob o ponto de vista da quantidade de parceiros utilizados. Devo centralizar o frete em poucas empresas ou pulverizá-lo em diversas transportadoras, especializadas em determinadas mesorregiões? Isso vai refletir diretamente na estrutura de gestão (organograma e quadro operacional) na sua empresa; é importante avaliar o custo x benefício.

Aproveite também para avaliar o perfil de parceiro desejado. Avalie as hipóteses, sob o ponto de vista qualitativo e quantitativo, de utilizar Operadores Logísticos, grandes e médias Transportadoras, pequenas ou microempresas e até autônomos. Algumas empresas vão além, e avaliam inclusive a hipótese de contar com frota própria.

Realize auditorias técnicas em seus parceiros, com uma frequência mínima de 6 meses. Através de um check-list previamente definido, aponte as deficiências existentes e desenvolva em conjunto com seus parceiros um plano de ação com iniciativas de curto, médio e longo prazo. Dessa forma estará claro o que você deseja e valoriza, e onde ele deverá investir seus recursos financeiros.

Reveja também seu modelo de distribuição. Devo manter um Centro de Distribuição do qual partirão todas as cargas ou é possível reduzir custos e melhorar o nível de serviço com a utilização de Centros de Distribuição Avançados (CDA) e Cross-Dockings?

Pense mais além ainda e examine a possibilidade de desenvolver projetos colaborativos, envolvendo a troca de informações para maior visibilidade, o desenvolvimento de embalagens e formas alternativas para a unitização de cargas, o compartilhamento de capacidade no frete retorno, questões fiscais e tributárias, etc.

Informação é uma questão crucial para reduzir os gastos com transportes. Verifique como obter, através de interfaces, os dados da operação, se possível em tempo real, com o intuito de minimizar as não conformidades em transportes, como avarias, devoluções, reentregas, multas aplicadas por clientes, etc. Isso representa, em média, 10% a 15% a mais de frete por ano.

Aprimore também a sua sistemática de gestão, através de um novo modelo contratual e de SLAs (Service Level Agreement) claramente definidos. E desenvolva uma prática de gestão que estimule o envolvimento de seus parceiros, ainda mais se puder aplicar as tradicionais ferramentas de gestão da qualidade total (PDCA, Espinha de Peixe, 5W2H, etc.). Evite, sempre que possível, atitudes punitivas.

Há muito o que fazer. Procure trabalhar junto de seus parceiros. É mais justo, mais fácil e mais consistente. Não existem fórmulas mágicas e tampouco milagres. O que existe na verdade é muito trabalho pela frente e um imenso campo para a melhoria contínua na operação de transportes. Bom trabalho!

Sua empresa está preparada para os difíceis desafios que vem por aí?

Artigo escrito por Marco Antonio Oliveira Neves, Diretor da Tigerlog Consultoria e Treinamento em Logística Ltda

Independente das questões macroeconômicas e dos rumos almejados pelo setor público, o que vem por aí é realmente preocupante para Operadores Logísticos e Transportadoras. Você já percebeu como está cada vez mais difícil e mais caro conseguer aquele mesmo R$ 1,00 de faturamento? E quando falamos de rentabilidade ou lucro? Em alguns casos isso parece uma missão impossível!

Não se trata de pessimismo, mas de uma dose reforçada de REALISMO. Os próximos anos serão difíceis e realmente desafiadores para Operadores Logísticos e Transportadoras. E por que?

Vários fatores levarão a um aumento da complexidade na operação logística e que refletirão diretamente no relacionamento comercial entre os Embarcadores e prestadores de serviços e na rotina diária das Transportadoras e Operadores Logísticos.

Um deles trata do arrefecimento (ou perda de entusiasmo) no relacionamento entre os Embarcadores e seus parceiros. As relações serão marcadas por menor tolerância, alternância de humor, maior desconfiança, maior impessoalidade e por cobranças permanentes. Se já andava difícil, ficará ainda pior devido ao aumento dos custos operacionais, decorrentes dos sucessivos reajustes nos insumos produtivos (diesel, pneu, peças de manutenção, etc.) e das maiores dificuldades no planejamento, gestão e operação do dia-a-dia.

Embarcadores pressionados por menores custos e maiores níveis de serviço, colaborarão para uma relação de alta tensão. Os contratos formais, quando estabelecidos, deverão reforçar ainda mais os aspectos ganha-perde do negócio, a favor do Embarcador obviamente.

Com custos cada vez maiores, as Transportadoras e Operadores Logísticos precisarão realizar um gigantesco e contínuo esforço na identificação e implantação de oportunidades de melhorias. Não haverá espaço para "depois", ou "quando der", e tampouco margem para iniciativas na modalidade "tentativa e erro". Será praticamente proibido errar!

Não é exagero; isso será uma questão de sobrevivência. Para manterem-se competitivas no mercado, as Transportadoras e os Operadores Logísticos deverão otimizar seus resultados, extraindo o melhor que puder de sua infraestrutura operacional, processos, sistemas informatizados e pessoal. A questão é: como realizar tudo isso, de forma natural, objetiva e constante?

Será preciso dotar o pessoal chave da sua empresa de uma visão e conhecimento avançado  dos custos operacionais. Não se tratará apenas de uma melhor base conceitual, mas de sistemas informatizados e de relatórios financeiros que permitam uma maior visibilidade e um mais confiável processo de tomada de decisão. Como evoluir rapidamente de uma empresa paternalista, pessoal, emotiva e intuitiva para um novo modelo, mas racional,  matemático, impessoal e meritocrático?

Também será necessário realizar uma revolução cultura na empresa, que mexerá com DNA pedominante. Executivos serão cobrados por uma visão mais estratégica e por uma rotina de gestão, e não de execução. Vendedores precisarão ser mais técnicos; será imprescindível reduzir os esforços "inúteis" de vendas. Operacionais deverão atuar menos como "bombeiros", que diariamente apagam incêndios, muitas vezes intermináveis, se posicionando de forma inteligente diante das não conformidades existentes. Profissionais da área Financeira serão cobrados por uma melhor administração do fluxo de caixa e por maiores informações para a tomada de decisão, principalmente aquelas relacionadas à identificação de clientes ou serviços pouco lucrativos. Departamentos de Recursos Humanos deverão atuar na atração e retenção de talentos ao invés de limitarem-se apenas às atividades burocráticas e legais relacionadas à contratação, pagamento e demissão de pessoal. A área de Qualidade deverá servir como suporte essencial para a melhoria contínua e mola propulsora dessa mudança  cultural.

Estamos falando de uma mudança radical de postura. Comece fazendo um diagnóstico da sua empresa, para identificar as medidas mais importantes e prioritárias para a sua empresa. Na sequência, implemente as mudanças necessárias, de forma avassaladora e irreversível. Se demorar ou se vacilar, poderá não dar mais tempo. Neste momento, o relógio não trabalha a nosso favor.

Mais do que simplesmente "endurecer sem perder a ternura", estamos tratando de um rápido e necessário amadurecimento das empresas. Amadurecimento que precisará ocorrer de forma rápida e consistente. Erros poderão se fatais. Sua empresa está realmente pronta para os difíceis desafios que vem por aí?

Gestão de Transportes... a sua empresa realmente tem?

Artigo escrito por Marco Antonio Oliveira Neves, diretor da Tigerlog Consultoria e Treinamento em Logística Ltda

Há alguns anos atrás a atividade de gestão de transportes resumia-se à contratação de Transportadoras, e normalmente era realizada pelo encarregado da área de Expedição ou por algum profissional de Compras, que escolhia seus parceiros a partir de critérios superficiais, com pouco embasamento técnico e com uma visão de custos bastante restrita e nada sistêmica.

A atividade de gestão de transportes era, até então, tratada como uma atividade simples e rotineira, e de pouco impacto sobre os custos da empresa, embora as despesas com fretes já representassem algo entre 5% e 10% da receita bruta da grande maioria das empresas, exceto aquelas com produtos de alto valor agregado.

Com o passar dos anos, devido principalmente à pressão por redução de custos e pela necessidade de ampliar áreas de atendimento geográfico, muitas empresas precisaram evoluir rapidamente, deslocando a atividade de gestão de transportes para um nível muito mais tático e estratégico, sem abandonar a “veia” operacional.

O moderno conceito de gestão de transportes vai muito além da simples contratação e monitoramento das Transportadoras, e envolve temas como:

- planejamento e execução de embarques, tratando de questões como freqüência de coleta e entrega, quantidade de Transportadoras e cobertura geográfica, agendamento de docas para carga e descarga, etc.

- otimização da capacidade de transportes, atuando na definição dos modais mais adequados, o dimensionamento e na definição do perfil da frota, formas de unitização de cargas, identificação de oportunidades de sinergia com Fornecedores, Clientes ou outras empresas não pertencentes à cadeia logística, etc.

- contratação de prestadores de serviços em logística e transportes, cobrindo atividades como a manutenção de cadastros de parceiros, critérios de homologação de parceiros, elaboração e administração de contratos de prestação de serviços, realização de cotações, definição dos níveis de requerimentos de serviços (SLA – Service Level Agreement), política tarifária, etc.

- monitoramento do desempenho, incluindo os indicadores de desempenho tradicionais e a gestão de não-conformidades em transportes, que podem representar um adicional de até 15% do frete inicialmente orçado, representando despesas com re-entregas e entregas não realizadas, multas, penalidades financeiras, sobre-estadias, avarias, etc.

- desenvolvimento e implantação de programas de excelência em transportes, no qual, através de critérios diversos, é possível ranquear, comparar e premiar as empresas parceiras.

- emissão de relatórios gerenciais para a tomada de decisão

- gestão da logística global, envolvendo, por exemplo, soluções de freight forwarding, instalação de Centros de Distribuição em outros países, opção entre aduanas, etc.

- projetos em transportes, abrangendo desenvolvimento de embalagens e técnicas para a unitização de cargas, logística fiscal, terceirização logística, rede logística, benchmarking em transportes, etc.

Aquilo que era relativamente simples, passa a ser agora, amplo e complexo. Para se obter um desempenho classe mundial em transportes, as empresas precisarão atuar em todas as frentes anteriormente citadas.

Com a rápida evolução e amplitude do escopo de atuação da área, o profissional de transportes precisa buscar continuamente o seu aperfeiçoamento técnico, através de cursos e da leitura de livros. Infelizmente ainda é rara a literatura sobre transporte e poucos são aqueles que se aventuram em escrever artigos sobre o tema; o conhecimento está restrito aos profissionais que acumulam muitos anos de experiência na área e quem têm dificuldade de transformar essa bagagem prática e teórica em livros.

Além do conhecimento técnico e específico da área, é também importante estar em sintonia com a legislação em transporte, novas tecnologias e equipamentos.

E é também importante reforçar o conhecimento “periférico”, como estatística, pesquisa operacional, ferramentas do TQC e custos.