Plano Diretor em Logística II de II

Artigo escrito por Marco Antonio Oliveira Neves, diretor-presidente da Tigerlog Consultoria.

5. As Dimensões do Plano Diretor em Logística

Dimensão Processos

Os processos correspondem à espinha dorsal do Plano Diretor em Logística, que muitas vezes é confundido unicamente com a revisão da malha logística ou com a questão da infra-estrutura física, envolvendo novos armazéns e frota.

A questão relativa aos processos é a mais negligenciada pelas empresas em seus planos estratégicos em logística. A grande maioria dos executivos da área não atribui a devida importância aos processos, muitas vezes por descaso e outras por desconhecimento de uma metodologia eficiente de abordagem. Partem do princípio de que tudo funciona perfeitamente bem e a partir dessa premissa tomam decisões relacionadas a pessoas, tecnologia, infra-estrutura operacional e sistemas de gestão, acreditando que elas, por si só, serão suficiente para atingir as metas estipuladas.

Se por exemplo o processo de endereçamento de materiais não estiver obedecendo a critérios de giro, volume ou popularidade e se também não estiver contribuindo para a otimização do espaço cúbico disponível, com certeza, necessitaremos de uma maior quantidade de recursos, traduzidos em mais operadores e mais empilhadeiras ou paleteiras, e em na maioria dos casos, em mais área para a estocagem de produtos.

Em outros casos, haverá a necessidade de desenvolver novas competências em processos, como é o caso da implantação de uma metodologia para inventário cíclico ou rotativo, que poderá, por exemplo, dar “sustentação” a uma estratégia de garantir um pedido perfeito de 98%.

Portanto, é importante realizar um minucioso diagnóstico dos processos-chave da empresa, considerando a visão do cliente interno e externo para identificar oportunidades de eliminar lacunas (coisas importantes que não são feitas) e redundâncias (coisas que são feitas em duplicidade).

Dimensão Pessoas

A questão humana é imprescindível para que a logística transforme-se realmente em um diferencial de competitividade. Sem pessoas devidamente capacitadas para as posições de maior responsabilidade dificilmente atingiremos um patamar mínimo aceitável de desempenho.

O Plano Diretor de Logística deve tratar da questão central de como converter recursos humanos em capital humano, ou seja, como podemos, efetivamente, transformar as pessoas em agentes (pró) ativos e comprometidos com a MUDANÇA?

É preciso entender que as verdadeiras mudanças em logística ocorrerão no sentido bottom-up (debaixo para cima) e não no sentido top-down (de cima para baixo). Em operações de transportes e de movimentação e armazenagem de materiais, os “decretos-leis” impostos pela alta administração raramente apresentam efeito positivo e duradouro. Impor a mudança pela temeridade não funciona; é preciso que a equipe participe ativamente do desenvolvimento e da implantação das melhorias operacionais, e para que isso ocorra, é preciso CAPACITÁ-LOS em conhecimentos técnicos e em ferramentas da qualidade total, como PDCA, 5W2H, Espinha de Peixe, Brainstorming, dentre diversas outras.

Essa valorização do capital humano passa por questões relacionadas à liderança, escopo de trabalho, treinamento e desenvolvimento pessoal, perspectivas de crescimento, ambiente de trabalho, condições físicas (conforto térmico e questões ligadas a ergonomia, por exemplo), remuneração variável, etc.

O Plano Diretor em Logística precisa, então, considerar ações que levem a equipe à reciclagem e capacitação técnica, desenvolvimento das lideranças, formalização dos processos e do escopo de trabalho em cada cargo, remuneração dos funcionários e programas de qualidade e produtividade, relacionamento interpessoal, comunicação com a equipe, etc. O seu plano Diretor contempla todas essas questões?

Dimensão Sistemas de Gestão

Poucas empresas expressam objetivamente os modelos de gestão aplicados, porque na prática, isso não está claro para os gestores responsáveis pela área de logística e muitas vezes sequer para a empresa toda.

Iniciativas isoladas de gestores de diferentes áreas acabam dificultando a preponderância e consolidação de uma identidade universal. Enquanto alguns departamentos vivem no período Paleolítico e estão na idade da pedra lascada, outros setores já aplicam conceitos de gestão empresarial altamente modernos.

Qual a filosofia de gestão a ser empregada para atendermos aos desafios existentes e propostos?

Por exemplo, como avaliamos os nossos funcionários? Quais os critérios para a promoção a cargos superiores? Existem práticas de “meritocracia”?

Quais os indicadores utilizados para a mensuração do desempenho operacional? De onde vieram e quais as metas propostas? Todos são igualmente importantes ou existe uma hierarquia entre os indicadores de desempenho? Qual a metodologia de gestão para a correção e prevenção de desvios em relação às metas definidas? Como são aplicadas as tradicionais ferramentas da qualidade total na análise e solução dos problemas? A remuneração da equipe está vinculada à realização das metas estabelecidas nos principais indicadores de desempenho?

Existe um orçamento perfeitamente alinhado às ações previstas no Plano Diretor ou a verba existente não está relacionada ao escopo do planejamento estratégico?

Quais as certificações necessárias para a empresa? Qual o retorno do investimento para a empresa? Como isso pode se tornar um diferencial de competitividade para a empresa?

Dimensão Tecnologia da Informação

Não é mais possível conviver com informações defasadas. Afinal para que nos servem as informações disponibilizadas com horas, dias ou semanas de atraso?

Vivemos em um ambiente no qual a tomada de decisão em tempo real deixou de ser um “luxo” e passou a ser uma necessidade.

Do que adiantará saber hoje que há alguns dias atrás uma determinada mercadoria não foi entregue? Se a informação estivesse disponível em tempo real poderíamos evitar uma devolução e economizar gastos com a re-entrega, e, além disso, contar com Clientes (muito) satisfeitos.

Muitas empresas cometem o grave erro de acreditar que a simples implantação de uma tecnologia será suficiente para alcançar melhores indicadores de produtividade, custos e nível de serviço. Sem os devidos ajustes em PESSOAS e PROCESSOS, isso seguramente não será realizado.

A partir da avaliação dos processos será possível identificar as atividades mais críticas e identificar soluções automatizadas que possam contribuir para que a empresa alcance melhores patamares de nível de serviço, custos e produtividade operacional. Sem essa visão integrada a processos, as decisões tomadas poderão se transformar em um verdadeiro exercício de tentativa-e-erro, normalmente muito traumático e custoso para a empresa, que dependendo do alcance, poderá inclusive comprometer a execução do Plano Diretor no médio e longo prazo.

Dimensão Infra-Estrutura Física e Modelo Operacional

Normalmente essa tem sido a preocupação central da grande maioria dos planejamentos estratégicos em logística.

Sem dúvida alguma se trata de um grande desafio, mas que não será alcançado se as dimensões anteriores não forem devidamente trabalhadas.

Ações que envolvem o redesenho da malha logística e a reavaliação do papel desempenhado pela infra-estrutura operacional requerem significativos investimentos. Análises profundas deverão ser realizadas para que dentre os diversos cenários

Erros na definição do modelo operacional e da infra-estrutura física poderão comprometer o atendimento ao mercado, portanto, as ações nessa dimensão representam uma séria ameaça à bem sucedida execução do Plano Diretor.

Recomenda-se cautela. Implante as mudanças de forma progressiva, testando as hipóteses e premissas consideradas na revisão do modelo. Avalie os resultados obtidos e não hesite em retornar ao modelo anterior ou em propor algo novo sem os resultados estimados não se concretizarem.

6. Gestão do Plano Diretor – Como Fazer?

Precisamos estar atentos e prontos para a mudança. Essa é a única certeza que teremos ao longo dos próximos anos. Portanto, não podemos desenvolver um plano estratégico que “engesse” a atividade logística.

O Plano Diretor em Logística deverá saber lidar com a dinâmica do negócio no qual a sua empresa está inserido. Rever e reprogramar o planejamento estratégico serão necessários, principalmente para as ações de médio e longo prazo.

Recomendamos que reuniões trimestrais sejam realizadas internamente na área de logística, envolvendo os principais recursos da empresa. Contar com um consultor externo, especializado no tema, poderá ajudar muito na redefinição do plano e a sua orientação para o correto sentido.

As reuniões devem basear-se em dados e fatos relevantes e nunca apoiar-se no “eu acho..”, “eu estimo que...”, “eu fiquei sabendo que...”.

Além das reuniões trimestrais, é importante que os passos descritos anteriores em “Como Desenvolver um Plano Diretor” sejam refeitos a cada ano, a partir de um novo levantamento dos atributos valorizados pelo mercado e das considerações feitas pelos profissionais da área de Vendas.

A gestão desse processo de mudança será fundamental para transformar a logística em um sólido pilar de competitividade para a sua empresa. Por isso, disciplina será fundamental na condução do planejamento estratégico.

7. Conclusão

Devemos entender que o processo de elaboração de um Plano Diretor em Logística não deve ser realizado exclusivamente pela equipe envolvida nas operações de transportes e movimentação e armazenagem de materiais.

É um trabalho que deve ser desenvolvido de forma integrada, envolvendo Vendas, Marketing, Finanças e Produção. Conte também com a colaboração de alguns Clientes indicados pela área Comercial. Se achar interessante, também convoque alguns Fornecedores.

O ponto de partida para a mudança não deve ser aquilo que “os outros estão fazendo”, mas sim a correta percepção daquilo que o mercado realmente valoriza e está disposto a pagar.

Leve em conta todas as dimensões existentes e que consideram as pessoas, os processos, os sistemas de gestão, a tecnologia da informação, o modelo operacional e a infra-estrutura. Todas são importantes, e caso uma delas não seja devidamente trabalhada, com certeza teremos problemas ao longo da execução.

Para obter sucesso nessa complexa empreitada, esteja “antenado” às mudanças e não resista a realizar alterações no planejamento estratégico para corrigir o seu rumo.

Com um bem sucedido Plano Diretor em Logística, sua empresa estará realmente pronta para as diversas batalhas que enfrentará no competitivo mercado no qual vivemos hoje!

Prepare-se para essa longa jornada e boa viagem!

Em Junho realizaremos o curso "Formação de Engenheiros Logísticos" de 25 a 28/06 das 8:00 as 20:00 no Novotel Ibirapuera - São Paulo - SP. Inscrições abertas, maiores informações: http://tigerlog.com.br/curso.asp?cur_id_curso=119&cur_mes=06-2012