Artigo
escrito por Marco Antonio Oliveira Neves, Diretor da Tigerlog Consultoria e
Treinamento em Logística Ltda
A gestão de estoques é, sem dúvida alguma,
uma dos maiores focos de preocupação dos gerentes e analistas de logística.
Quando a informação não é confiável, é desencadeado um preocupante e
desgastante processo interno, afetando o planejamento de vendas e produção e a
relação entre os diversos departamentos envolvidos.
Você não alcançará bons indicadores de
acuracidade apenas realizando o inventário físico geral. Indicadores acima de
97 por cento somente serão obtidos com a prática do inventário cíclico ou
rotativo.
Abaixo recomendo algumas medidas para manter
seus estoques sob controle, que passam necessariamente pelo trinômio pessoas –
processos – tecnologia. Não há como obter uma solução efetiva abordando apenas
um dos três componentes dessa fórmula de sucesso. É imprescindível trabalhar as
três frentes simultaneamente.
Pessoas
Quem é responsável pelo inventário na sua
empresa Você conta com uma equipe dedicada para essa finalidade ou utiliza
parte do horário de sua equipe operacional - conferentes, operadores de empilhadeira,
pickers e auxiliares operacionais para as contagens
Muitos argumentam que ter um efetivo dedicado
apenas às contagens representa um custo ou despesa desnecessário. Será Para
efeito comparativo não considere apenas a diferença entre o físico e o
contábil, mas também o impacto em vendas gerado por pedidos incompletos ou
entregas não realizadas, diminuição na receita em função da perda de Clientes,
avarias, gastos com re-entregas, indenizações na justiça, penalidades
financeiras impostas pelos Clientes, horas paradas na linha produtiva, custos
com setups em maquinários e as horas perdidas nas intermináveis reuniões de
“caça aos culpados” e na preparação e resposta aos inúmeros e-mails internos.
Por outro lado, é muito difícil manter
pessoas exclusivamente dedicadas a contagem motivadas por muito tempo. Trata-se
de uma tarefa rotineira e desgastante, devido às interações com outros
profissionais e departamentos. Daí a importância de vincular desempenho a
premiações em dinheiro. Nesse caso, em particular, os resultados alcançados são
excepcionais.
Mulheres praticam melhores contagens do que
os homens, dado o seu cuidado e nível de detalhe. O ideal, é claro, não é ter
uma equipe apenas de homens ou mulheres, mas uma equipe mista, contrabalançando
o que cada um tem de positivo.
Processos
Muitas empresas acreditam ter implantado uma
sistemática de inventário rotativo, ao realizar contagens semanais ou mensais,
quando na verdade, o inventário rotativo é realizado diariamente, com base em
critérios previamente estabelecidos, normalmente em função da classificação do
item na curva ABC em função de volume, giro ou popularidade.
Itens A devem ser contados com maior
frequência, podendo ser diário, semanal e no mínimo mensal. Itens B
podem ser contados de 4 a 12 meses por ano, em frequências que variam desde um
mínimo mensal até um máximo trimestral. Os itens C são normalmente
contados de 1 a 3 vezes por ano. Dependendo da quantidade, podem ser
desdobrados em uma outra classificação, conhecida por D, que representa
40 por cento a 60 por cento dos itens que respondem por apenas 1 por cento a 3
por cento da movimentação total. Esses itens D podem ter uma frequência de
contagem anual.
Definida a frequência, outra importante
decisão refere-se à forma de contagem normal ou cega A contagem normal é a
preferida do pessoal operacional, mas não previne a má fé dos contadores. A
contagem cega normalmente não conta com a adesão do pessoal e é mais lenta,
portanto, teremos menos itens sendo contados quando comparado com a contagem
normal. Ambas tem vantagens e desvantagens, por isso, é importante ter muito
claro quando e em qual situação utilizar uma ou a outra.
Para garantir indicadores ainda mais
confiáveis, algumas empresas adotam auditorias paralelas, realizando, por
exemplo, auditorias de endereços, auditorias de posições vazias, auditorias de
materiais devolvidos, entre outros.
Seja qual for a sistemática de contagem
adotada, é importante que os processos estejam formalizados e que sejam de
conhecimento de todos os integrantes da equipe operacional. Também é importante
definir as responsabilidades de cada cargo ou função no processo de inventário.
Também recomendamos que pelo menos três
indicadores de desempenho sejam utilizados para a gestão do processo, envolvendo
o percentual de boas contagens, as diferenças líquidas ou absolutas em
quantidades e as diferenças líquidas ou absolutas em Reais.
Por fim, o processo de inventário rotativo
exige a realização de investigações a cada erro encontrado. Sua equipe está
capacitada na utilização de ferramentas como PDCA, 5W2H, DMAIC, entre outros
Tecnologia
Sistemas devem ajudar e não atrapalhar.
Sistemas devem ser flexíveis para se ajustar à melhor configuração de processos
e não ao contrário, não podemos ou devemos adequar os processos a um engessado
e complexo sistema. A isso chamamos aderência. Seus sistemas informatizados são
aderentes aos processos
Análise cuidadosamente as funcionalidades
relacionadas ao processo de gestão do inventário.
Seu sistema gera uma relação diária de itens
a serem contatados, levando em consideração a curva ABC
Se por algum motivo o item não foi contado, o
sistema informa a pendência existente
O sistema auxilia no cálculo dos indicadores
de desempenho relacionados à gestão do inventário ou isso tem que ser realizado
paralelamente, em planilhas Excel
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